Заполнение справочников

Справочники содержат всю информацию, используемую программой "Аттестат школы" при формировании документов и отчетов.

Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники, при этом справочники рекомендуется заполнять в определенной последовательности: раньше заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.

Базовые справочники заполняются автоматически при создании базы данных, при необходимости данные в них можно отредактировать:

• "Типографии";
• "Виды отметок";
• "Предметы";

Далее необходимо заполнить справочники:

• "Классы";
• "Учебный план";
• "Учащиеся";

И в завершении:

• "Итоговые отметки";
• "Грамоты (похвальные листы)".

Справочник "Типографии"

Справочник "Типографии" содержит перечень типографий с наименованиями шаблонов документов, которые необходимы для автоматического определения шаблона документа.

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Общие справочники", затем "Типографии".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

• В поле "! Наименование" укажите наименование типографии;

• В полях для документов выберите шаблоны, которые необходимо использовать при формировании печатных документов.

  Для этого в нужном поле нажмите кнопку , выберите шаблон и нажмите "Открыть":

  

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Виды отметок"

В справочнике указываются виды отметок, выставляемые в приложении к аттестату.

Справочник необходим, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, например, "удовлетворительно", а просто выбирали его из списка.

В соответствии с рекомендациями, отметки должны быть указаны цифрами, а в скобках продублированы прописью, например, "5 (отлично)".

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Общие справочники", затем "Виды отметок".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

• В поле "! Балл" укажите отметку;
• В поле "! Представление" укажите, как эта отметка будет представлена в документах.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Предметы"

Справочник содержит общий перечень предметов. В справочнике вводятся все наименования предметов как основной, так и полной средней школы в единый список.

Справочник необходим для дальнейшего ввода учебного плана и ввода итоговых отметок.

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Предметы", или на панели инструментов нажмите кнопку .

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле "Наименование" укажите наименование предмета. Наименование предмета в дательном падеже будет заполнено автоматически.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Классы"

Справочник содержит список учебных выпускных классов. Он необходим для группировки учащихся.

В справочнике классов содержится общая информация для всех учащихся класса, например, дата выдачи документов, год окончания и др. При необходимости, общую информацию можно скопировать всем учащимся.

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Классы", или на панели инструментов нажмите кнопку .

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "! Класс" укажите наименование класса. Наименование должно быть уникальное.

• "! Вид класса" из выпадающего списка выберите вид класса.

  

  Примечание

  От выбранного значения в данном поле зависит, какой вид документа будет формироваться для всего класса: аттестат или свидетельство об обучении.

  При выборе значений: "Основное образование 9 кл." или "Среднее образование 11 кл." – будут формироваться аттестаты.

  При выборе других значений – будут формироваться свидетельства об обучении.

• "! Форма обучения" из выпадающего списка выберите форму обучения класса;

• "Дата выдачи документов" укажите дату выдачи аттестата или свидетельства об обучении;
• "Год окончания" укажите год окончания;
• "Дата приказа о выдаче аттестатов"/"Дата приказа о выдаче свидетельств" укажите дату выхода приказа о выдаче аттестатов или свидетельств об обучении;
• "Номер приказа о выдаче аттестатов"/"Номер приказа о выдаче свидетельств" укажите номер соответствующего приказа;
• "Дата приказа о выдаче справок об обучении" укажите дату выхода приказа о выдаче справок об обучении;
• "Номер приказа о выдаче справок об обучении" укажите номер соответствующего приказа;

В поле "Дополнительные сведения (примерный текст)" указывается примерный текст, который будет изначально копироваться каждому учащемуся как шаблон. Например, здесь можно указать наименования учебных курсов, предметов, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг. Здесь Вы можете привести список предметов без оценок.

Примечание

Информация из этого поля переносится каждому учащемуся соответствующего класса в поле "Дополнительные сведения" в справочнике "Учащиеся".

Поле "Примечание" – дополнительное поле, информация из которого не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным, а также использовать это поле для заполнения созданных Вами документов, не предусмотренных в программе.

Установите галочку "Выгружать в ФРДО", если необходимо выгружать сведения данного класса в ФРДО.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Учебный план"

Справочник содержит перечень предметов для каждого класса.

Перечень будет впоследствии служить шаблоном для заполнения приложения к аттестату, то есть будет скопирован каждому учащемуся класса – Вам останется только проставить отметки.

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Учебный план", или на панели инструментов нажмите кнопку .

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике:

• выберите класс;
• на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

• В поле "! Класс" автоматически указан ранее выбранный класс;
• В поле "! Предмет" из выпадающего списка выберите предмет, который необходимо добавить.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

В справочнике доступна возможность перенести предметы из ранее заполненного учебного плана. Для этого выберите класс, в котором заполнен учебный план, нажмите кнопку .

В открывшемся окне выберите класс(ы), в который(е) нужно перенести план, и нажмите :

Примечание

Если учебный план для класса уже был введен, появится предупреждение:

• Нажмите "Да", чтобы скопировать предметы. Предметы будут добавлены к существующим;
• Нажмите "Нет", чтобы отменить копирование.

Справочник "Учащиеся"

Справочник содержит списки учащихся по классам, а также информацию, необходимую для заполнения документов, относящуюся непосредственно к конкретному учащемуся.

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Учащиеся", или на панели инструментов нажмите кнопку .

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике:

• выберите класс;
• на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В окне располагаются две вкладки - "Личные данные" и "ФРДО".

Примечание

Вкладку ФРДО можно заполнить автоматически для выбранного класса. Для этого нажмите кнопку на панели инструментов справочника.

Откроется следующее сообщение:

• Нажмите "Да", чтобы дозаписать недостающие сведения;
• Нажмите "Нет", чтобы обновить все сведения у всех учащихся;
• Нажмите "Отмена", чтобы не обновлять сведения.

Поля, которые необходимо заполнить для учащегося, зависят от вида класса:

Основное образование (9 класс) и среднее образование (11 класс)

На вкладке "Личные данные":

• в поле "! Класс" будет выбран класс на основе ранее выбранного;

• укажите ФИО в именительном падеже в соответствующих полях;

  Примечание

  ФИО в дательном падеже будет заполнено автоматически. Проверьте корректность.

• пол в поле "Пол" будет указан автоматически на основе введенных ФИО;

• в поле "Дата рождения" будет дата рассчитана сразу: для 9 класса: текущая дата минус 15 лет, для 11 класса – минус 17 лет. Проверьте и отредактируйте дату;
• в поле "Дата выдачи документов" автоматически указана дата, которая была указана в справочнике "Класс" в поле "Дата выдачи документов".

Если учащемуся будет выдан аттестат, установите галочку "Аттестат" (по умолчанию установлена), затем:

• в поле "Нумерация бланка" указывается серия и номер бланка;
• если аттестат с отличием установите галочку "С отличием", затем в полях "Номер удостоверения к медали" и "Номер приказа о выдаче удостоверения" укажите номер удостоверения к медали и номер приказа о выдаче соответственно;
• дата выхода приказа о выдаче аттестата и номер приказа о выдаче аттестата будут перенесены автоматически из справочника "Класс";

Если учащемуся будет выдана справка об обучении, установите галочку "Справка об обучении", затем:

• в поле "Номер бланка справки об обучении" укажите номер бланка;
• дата выхода приказа о выдаче справок и номер этого приказа будут перенесены автоматически из справочника "Класс". Если сведения не были указаны в справочнике "Класс", то Вы можете указать их самостоятельно.

Если документ или его дубликат отправляется почтой, в поле "Дата и номер почтового отправления" укажите дату отправки и номер почтового отправления.

В поле "Тема итогового сочинения" укажите тему итогового сочинения.

В поле "Дополнительные сведения" указываются дополнительные сведения, например, наименования учебных курсов, предметов, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг, или приводится список предметов без оценок. Информация в это поле переносится из поля "Дополнительные сведения (примерный текст)" в справочнике "Классы". Проверьте и отредактируйте при необходимости.

Информация в поле "Примечание" не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным.

Если внесенные сведения относятся к дубликату аттестата, установите галочку "Дубликат".

На вкладке "ФРДО" располагаются сведения, предназначенные для выгрузки данных предназначенных для Федерального реестра сведений о документах об образовании.

Заполнить данную вкладку можно автоматически. Нажмите . Часть сведений уже заполнена автоматически, поэтому программа выдаст соответствующее сообщение:

• Нажмите "Да", чтобы дозаписать недостающие сведения;
• Нажмите "Нет", чтобы обновить все сведения у данного учащегося;
• Нажмите "Отмена", чтобы не обновлять сведения.

Проверьте заполненные сведения. При необходимости скорректируйте или заполните недостающие сведения.

Также Вы можете заполнить данный раздел самостоятельно, для этого:

• В поле "! Вид документа" из выпадающего списка выберите документ, сведения о котором необходимо передать в ФРДО;

  Примечание

  Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.

• В поле "! Статус документа" выберите - оригинал или дубликат.

  Если выбран "Дубликат", установите галочку, подтверждающую утрату, обмен или уничтожение. Затем в полях, заполняемых в случае выдачи дубликата укажите:

  • Серию, номер оригинала;
  • Дату выдачи, регистрационный номер;
  • ФИО получателя оригинала.

  Примечание

  Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.

• Из выпадающего списка в поле "! Уровень образования" выберите соответствующий уровень образования;

• В полях "! Серия документа", "! Номер документа", "Дата выдачи" укажите серию, номер и дату выдачи документа соответственно.

Данные об обучении частично будут заполнены на основе данных, введенных в других справочниках. Проверьте, при необходимости дополните или скорректируйте данные в следующих полях:

• "! Регистрационный номер (заполняется в соответствии с Книгой регистрации)";
• "! Форма получения образования";
• "! Источник финансирования обучения";
• "! Форма обучения";

• "! Год поступления" и "! Год окончания";

  Примечание

  Поле "! Срок обучения лет" автоматически рассчитывается на основе указанных годов.

Личные данные получателя документа также частично будут заполнены автоматически на основе данных из вкладки "Личные данные".

Дополнительно укажите:

• СНИЛС;
• Код гражданства получателя.

Коррекционный классы и школы

На вкладке "Личные данные":

• в поле "! Класс" будет выбран класс на основе ранее выбранного;

• укажите ФИО в именительном падеже в соответствующих полях;

  Примечание

  ФИО в дательном падеже будет заполнено автоматически. Проверьте корректность.

• пол в поле "Пол" будет указан автоматически на основе введенных ФИО;

• в поле "Дата рождения" будет дата рассчитана сразу: для 9 класса: текущая дата минус 15 лет, для 11 класса – минус 17 лет. Проверьте и отредактируйте дату;
• в поле "Дата выдачи документов" автоматически указана дата, которая была указана в справочнике "Класс" в поле "Дата выдачи документов".

Если учащемуся будет выдано свидетельство, установите галочку "Свидетельство" (по умолчанию установлена), затем:

• в поле "Нумерация бланка" указывается серия и номер бланка;
• дата выхода приказа о выдаче свидетельства и номер приказа о выдаче свидетельства будут перенесены автоматически из справочника "Класс";

Если учащемуся будет выдана справка об обучении, установите галочку "Справка об обучении", затем:

• в поле "Номер бланка справки об обучении" укажите номер бланка;
• дата выхода приказа о выдаче справок и номер этого приказа будут перенесены автоматически из справочника "Класс". Если сведения не были указаны в справочнике "Класс", то Вы можете указать их самостоятельно.

Если документ или его дубликат отправляется почтой, в поле "Дата и номер почтового отправления" укажите дату отправки и номер почтового отправления.

В поле "Тема итогового сочинения" укажите тему итогового сочинения.

В поле "Дополнительные сведения" указываются дополнительные сведения, например, наименования учебных курсов, предметов, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг, или приводится список предметов без оценок. Информация в это поле переносится из поля "Дополнительные сведения (примерный текст)" в справочнике "Классы". Проверьте и отредактируйте при необходимости.

Информация в поле "Примечание" не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным.

Если внесенные сведения относятся к дубликату свидетельства, установите галочку "Дубликат".

На вкладке "ФРДО" располагаются сведения, предназначенные для выгрузки данных предназначенных для Федерального реестра сведений о документах об образовании.

Заполнить данную вкладку можно автоматически. Нажмите . Часть сведений уже заполнена автоматически, поэтому программа выдаст соответствующее сообщение:

• Нажмите "Да", чтобы дозаписать недостающие сведения;
• Нажмите "Нет", чтобы обновить все сведения у данного учащегося;
• Нажмите "Отмена", чтобы не обновлять сведения.

Проверьте заполненные сведения. При необходимости скорректируйте или заполните недостающие сведения.

Также Вы можете заполнить данный раздел самостоятельно, для этого:

• В поле "! Вид документа" из выпадающего списка выберите документ, сведения о котором необходимо передать в ФРДО;

  Примечание

  Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.

• В поле "! Статус документа" выберите - оригинал или дубликат.

  Если выбран "Дубликат", установите галочку, подтверждающую утрату, обмен или уничтожение. Затем в полях, заполняемых в случае выдачи дубликата укажите:

  • Серию, номер оригинала;
  • Дату выдачи, регистрационный номер;
  • ФИО получателя оригинала.

  Примечание

  Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.

• Из выпадающего списка в поле "! Уровень образования" выберите соответствующий уровень образования;

• В полях "! Серия документа", "! Номер документа", "Дата выдачи" укажите серию, номер и дату выдачи документа соответственно.

Данные об обучении частично будут заполнены на основе данных, введенных в других справочниках. Проверьте, при необходимости дополните или скорректируйте данные в следующих полях:

• "! Регистрационный номер (заполняется в соответствии с Книгой регистрации)";
• "! Форма получения образования";
• "! Источник финансирования обучения";
• "! Форма обучения";

• "! Год поступления" и "! Год окончания";

  Примечание

  Поле "! Срок обучения лет" автоматически рассчитывается на основе указанных годов.

Личные данные получателя документа также частично будут заполнены автоматически на основе данных из вкладки "Личные данные".

Дополнительно укажите:

• СНИЛС;
• Код гражданства получателя.

Начальное образование (4 класс)

На вкладке "Личные данные":

• в поле "! Класс" будет выбран класс на основе ранее выбранного;

• укажите ФИО в именительном падеже в соответствующих полях;

  Примечание

  ФИО в дательном падеже будет заполнено автоматически. Проверьте корректность.

• пол в поле "Пол" будет указан автоматически на основе введенных ФИО;

• в поле "Дата рождения" укажите дату;
• в поле "Дата выдачи документов" автоматически указана дата, которая была указана в справочнике "Класс" в поле "Дата выдачи документов".
• в поле "Нумерация бланка" указывается серия и номер бланка свидетельства начальной школы;
• дата выхода приказа о выдаче свидетельства и номер приказа о выдаче свидетельства будут перенесены автоматически из справочника "Класс";

Если внесенные сведения относятся к дубликату свидетельства, установите галочку "Дубликат".

Примечание

Для приложения к свидетельству нач. школы Киржачской типографии (II вида), при необходимости дополнительно укажите:

• Курсы внеурочной деятельности;
• Наименование программ дополнительного образования;
• Результаты олимпиад, конкурсов, соревнований;
• Метапредметные результаты;
• Личностные результаты.

Вкладку "ФРДО" заполнять не требуется.

Примечание

Из данного справочника можно распечатать аттестаты, свидетельства, грамоты и похвальные листы, а также книги регистрации соответствующих документов.

Справочник "Итоговые отметки"

Справочник содержит перечень итоговых отметок, который будет напечатан в приложении к аттестату (либо в свидетельстве).

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Итоговые отметки", или на панели инструментов нажмите кнопку .

Справочник состоит из двух частей.

В верхней части выбирается учащийся, а в нижней части отображаются его учебные результаты (предметы и отметки). Кнопки на панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить отметку, но нельзя добавить учащегося.

Рекомендуем заполнить справочник следующим образом:

• выберите класс;
• выберите учащегося;

• нажмите кнопку , чтобы скопировать перечень предметов из справочника "Учебный план";

  Чтобы добавить или изменить отметку за предмет:

  • выберите предмет;

  • нажмите кнопку , или , чтобы добавить соответствующую отметку;

    Примечание

    Нажмите кнопку , чтобы добавить отметку - "Зачтено".

    Или на панели инструментов нажмите кнопку . Откроется следующее окно:

    

    Поля "! Учащиеся" и "! Предмет" заполняются автоматически. Укажите итоговую отметку в поле "Итоговая отметка", при необходимости - количество баллов по результатам ЕГЭ в одноименном поле.

    Если учащемуся выдается справка об обучении, т.е. в справочнике "Учащиеся" установлена галочка "Справка об обучении" и заполнены соответствующие поля, то в окне для ввода отметки будут содержаться поля для ввода "Сведений для справки об обучении":

    

    В поле "Годовая отметка за последний год обучения" укажите отметку по предмету за последний год обучения. Далее при получении основного общего образования (9 кл.) установите галочку "Государственная (итоговая) аттестация" и в поле "Отметка, полученная из ГИА" указывается отметка, полученная из ГИА.

    При получении среднего общего образования (11 кл.) заполняется поле "Количество баллов по результатам ЕГЭ".

Повторите действия для всех строк с предметами.

Примечание

"Лишние" предметы можно удалить, а если учащийся изучал, например, факультативные предметы, то здесь можно дополнительно ввести строки с предметами, не указанными в справочнике "Учебный план" (но наименования предметов обязательно сначала нужно внести в справочник "Предметы").

Также Вы можете заполнить справочник вручную самостоятельно.

Дополнительно в данном справочнике присутствует возможность импорта оценок. Для этого на панели инструментов справочника располагаются две кнопки:

• - импортировать данные из файлов - *.xls или *.xlsx;
• - импортировать данные из ведомости, например, из программы "Учебный учет", "Дневники.ру", "Сетевой город. Образование", "Аверс".

Для импорта данных из файлов Microsoft Excel нажмите кнопку , выберите нужный файл, из которого необходимо импортировать оценки.

Откроется окно "Импорт данных". Проверьте, насколько полно информация была взята из файла.

Нажмите кнопку , при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна.

Нажмите , чтобы импортировать информацию.

Примечание

При импорте из Excel программа "Аттестат школы" ищет названия столбцов справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы.

Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков столбцов (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия столбцов должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.

Для импорта данных из ведомостей нажмите . Выберите программу, из файла которой необходимо выполнить импорт:

Выберите необходимый файл.

Откроется файл, из которого будет производиться импорт, и окно для настройки импорта:

В окне настройки:

• Выберите лист, с которого необходимо выполнить импорт;
• Укажите номера первых и последних строк с данными ФИО, с информацией о предмете, а также номера этих столбцов;
• Если ФИО располагается в трех столбцах, или наименование предмета в двух, установите галочки в одноименных полях;
• Если необходимо добавлять учащихся, или наименования предметов, установите галочки в одноименных полях.

Нажмите . Откроется окно "Импорт данных". Проверьте, насколько полно информация была взята из файла.

Нажмите кнопку , при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна.

Нажмите , чтобы импортировать информацию.

Примечание

Из данного справочника можно распечатать аттестаты, свидетельства, грамоты и похвальные листы, а также книги регистрации соответствующих документов.

Справочник "Грамоты (похвальные листы)"

Справочник содержит список грамот, полученных студентом во время обучения.

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Грамоты (похвальные листы)".

Справочник состоит из двух частей.

В верхней части выбирается учащийся, а в нижней части отображаются его учебные результаты по олимпиадам. Кнопки на панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить запись о полученной грамоте, но нельзя добавить учащегося.

Чтобы добавить или изменить информацию о грамотах или похвальных листах:

• выберите класс;
• выберите учащегося;
• на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

• Учащийся и класс в одноименных полях будут выбраны автоматически;
• В поле "! Дата проведения/выдачи" укажите дату проведения/выдачи грамоты или похвального листа;
• В поле "! Место проведения" укажите место проведения.

В поле "Вид грамоты" из выпадающего списка выберите вид грамоты:

При выборе "Похвальная грамота за иные успехи":

• В поле "! Регистрационный номер" укажите номер похвальной грамоты;
• В поле "! За (описание успеха/заслуги)" внесите описание того, за что формируется похвальная грамота.

При выборе "Похвальная грамота за предмет":

• Из выпадающего списка в поле "! Предмет" выберите предмет, за который готовится похвальная грамота;

  Примечание

  Список предметов формируется на основе учебного плана для выбранного класса.

• В поле "! Регистрационный номер" укажите номер похвальной грамоты;

При выборе "Похвальный лист " необходимо указать регистрационный номер в одноименном поле.

При выборе "Олимпиада" необходимо указать из выпадающих списков в одноименных пунктах:

• Вид грамоты;
• Тип призера;
• Этап олимпиады;
• Предмет.

Примечание

Из данного справочника можно распечатать грамоты и похвальные листы, а также книги регистрации соответствующих документов.