Заполнение справочников
Справочники содержат всю информацию, используемую программой "Аттестат школы" при формировании документов и отчетов.
Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники, при этом справочники рекомендуется заполнять в определенной последовательности: раньше заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.
Базовые справочники заполняются автоматически при создании базы данных, при необходимости данные в них можно отредактировать:
- "Типографии";
- "Виды отметок";
- "Предметы";
Далее необходимо заполнить справочники:
- "Классы";
- "Учебный план";
- "Учащиеся";
И в завершении:
- "Итоговые отметки";
- "Грамоты (похвальные листы)".
Справочник "Типографии"
Справочник "Типографии" содержит перечень типографий с наименованиями шаблонов документов, которые необходимы для автоматического определения шаблона документа.
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Общие справочники", затем "Типографии".
Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или
.
Откроется следующее окно:
- В поле "! Наименование" укажите наименование типографии;
-
В полях для документов выберите шаблоны, которые необходимо использовать при формировании печатных документов.
Для этого в нужном поле нажмите кнопку
, выберите шаблон и нажмите "Открыть":
Нажмите , чтобы сохранить сведения.
Справочник "Виды отметок"
В справочнике указываются виды отметок, выставляемые в приложении к аттестату.
Справочник необходим, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, например, "удовлетворительно", а просто выбирали его из списка.
В соответствии с рекомендациями, отметки должны быть указаны цифрами, а в скобках продублированы прописью, например, "5 (отлично)".
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Общие справочники", затем "Виды отметок".
Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или
.
Откроется следующее окно:
- В поле "! Балл" укажите отметку;
- В поле "! Представление" укажите, как эта отметка будет представлена в документах.
Нажмите , чтобы сохранить сведения.
Справочник "Предметы"
Справочник содержит общий перечень предметов. В справочнике вводятся все наименования предметов как основной, так и полной средней школы в единый список.
Справочник необходим для дальнейшего ввода учебного плана и ввода итоговых отметок.
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Предметы", или на панели инструментов нажмите кнопку .
Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или
.
Откроется следующее окно:
В поле "Наименование" укажите наименование предмета. Наименование предмета в дательном падеже будет заполнено автоматически.
Нажмите , чтобы сохранить сведения.
Справочник "Классы"
Справочник содержит список учебных выпускных классов. Он необходим для группировки учащихся.
В справочнике классов содержится общая информация для всех учащихся класса, например, дата выдачи документов, год окончания и др. При необходимости, общую информацию можно скопировать всем учащимся.
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Классы", или на панели инструментов нажмите кнопку .
Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или
.
Откроется следующее окно:
В поле:
- "! Класс" укажите наименование класса. Наименование должно быть уникальное.
-
"! Вид класса" из выпадающего списка выберите вид класса.
Примечание
От выбранного значения в данном поле зависит, какой вид документа будет формироваться для всего класса: аттестат или свидетельство об обучении.
При выборе значений: "Основное образование 9 кл." или "Среднее образование 11 кл." – будут формироваться аттестаты.
При выборе других значений – будут формироваться свидетельства об обучении.
-
"! Форма обучения" из выпадающего списка выберите форму обучения класса;
- "Дата выдачи документов" укажите дату выдачи аттестата или свидетельства об обучении;
- "Год окончания" укажите год окончания;
- "Дата приказа о выдаче аттестатов"/"Дата приказа о выдаче свидетельств" укажите дату выхода приказа о выдаче аттестатов или свидетельств об обучении;
- "Номер приказа о выдаче аттестатов"/"Номер приказа о выдаче свидетельств" укажите номер соответствующего приказа;
- "Дата приказа о выдаче справок об обучении" укажите дату выхода приказа о выдаче справок об обучении;
- "Номер приказа о выдаче справок об обучении" укажите номер соответствующего приказа;
В поле "Дополнительные сведения (примерный текст)" указывается примерный текст, который будет изначально копироваться каждому учащемуся как шаблон. Например, здесь можно указать наименования учебных курсов, предметов, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг. Здесь Вы можете привести список предметов без оценок.
Примечание
Информация из этого поля переносится каждому учащемуся соответствующего класса в поле "Дополнительные сведения" в справочнике "Учащиеся".
Поле "Примечание" – дополнительное поле, информация из которого не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным, а также использовать это поле для заполнения созданных Вами документов, не предусмотренных в программе.
Установите галочку "Выгружать в ФРДО", если необходимо выгружать сведения данного класса в ФРДО.
Нажмите , чтобы сохранить сведения.
Справочник "Учебный план"
Справочник содержит перечень предметов для каждого класса.
Перечень будет впоследствии служить шаблоном для заполнения приложения к аттестату, то есть будет скопирован каждому учащемуся класса – Вам останется только проставить отметки.
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Учебный план", или на панели инструментов нажмите кнопку .
Чтобы добавить или изменить строку в справочнике:
- выберите класс;
- на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки:
или
.
Откроется следующее окно:
- В поле "! Класс" автоматически указан ранее выбранный класс;
- В поле "! Предмет" из выпадающего списка выберите предмет, который необходимо добавить.
Нажмите , чтобы сохранить сведения.
В справочнике доступна возможность перенести предметы из ранее заполненного учебного плана. Для этого выберите класс, в котором заполнен учебный план, нажмите кнопку .
В открывшемся окне выберите класс(ы), в который(е) нужно перенести план, и нажмите :
Примечание
Если учебный план для класса уже был введен, появится предупреждение:
- Нажмите "Да", чтобы скопировать предметы. Предметы будут добавлены к существующим;
- Нажмите "Нет", чтобы отменить копирование.
Справочник "Учащиеся"
Справочник содержит списки учащихся по классам, а также информацию, необходимую для заполнения документов, относящуюся непосредственно к конкретному учащемуся.
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Учащиеся", или на панели инструментов нажмите кнопку .
Чтобы добавить или изменить строку в справочнике:
- выберите класс;
- на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки:
или
.
Откроется следующее окно:
В окне располагаются две вкладки - "Личные данные" и "ФРДО".
Примечание
Вкладку ФРДО можно заполнить автоматически для выбранного класса. Для этого нажмите кнопку на панели инструментов справочника.
Откроется следующее сообщение:
- Нажмите "Да", чтобы дозаписать недостающие сведения;
- Нажмите "Нет", чтобы обновить все сведения у всех учащихся;
- Нажмите "Отмена", чтобы не обновлять сведения.
Поля, которые необходимо заполнить для учащегося, зависят от вида класса:
Основное образование (9 класс) и среднее образование (11 класс)
На вкладке "Личные данные":
- в поле "! Класс" будет выбран класс на основе ранее выбранного;
-
укажите ФИО в именительном падеже в соответствующих полях;
Примечание
ФИО в дательном падеже будет заполнено автоматически. Проверьте корректность.
-
пол в поле "Пол" будет указан автоматически на основе введенных ФИО;
- в поле "Дата рождения" будет дата рассчитана сразу: для 9 класса: текущая дата минус 15 лет, для 11 класса – минус 17 лет. Проверьте и отредактируйте дату;
- в поле "Дата выдачи документов" автоматически указана дата, которая была указана в справочнике "Класс" в поле "Дата выдачи документов".
Если учащемуся будет выдан аттестат, установите галочку "Аттестат" (по умолчанию установлена), затем:
- в поле "Нумерация бланка" указывается серия и номер бланка;
- если аттестат с отличием установите галочку "С отличием", затем в полях "Номер удостоверения к медали" и "Номер приказа о выдаче удостоверения" укажите номер удостоверения к медали и номер приказа о выдаче соответственно;
- дата выхода приказа о выдаче аттестата и номер приказа о выдаче аттестата будут перенесены автоматически из справочника "Класс";
Если учащемуся будет выдана справка об обучении, установите галочку "Справка об обучении", затем:
- в поле "Номер бланка справки об обучении" укажите номер бланка;
- дата выхода приказа о выдаче справок и номер этого приказа будут перенесены автоматически из справочника "Класс". Если сведения не были указаны в справочнике "Класс", то Вы можете указать их самостоятельно.
Если документ или его дубликат отправляется почтой, в поле "Дата и номер почтового отправления" укажите дату отправки и номер почтового отправления.
В поле "Тема итогового сочинения" укажите тему итогового сочинения.
В поле "Дополнительные сведения" указываются дополнительные сведения, например, наименования учебных курсов, предметов, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг, или приводится список предметов без оценок. Информация в это поле переносится из поля "Дополнительные сведения (примерный текст)" в справочнике "Классы". Проверьте и отредактируйте при необходимости.
Информация в поле "Примечание" не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным.
Если внесенные сведения относятся к дубликату аттестата, установите галочку "Дубликат".
На вкладке "ФРДО" располагаются сведения, предназначенные для выгрузки данных предназначенных для Федерального реестра сведений о документах об образовании.
Заполнить данную вкладку можно автоматически. Нажмите . Часть сведений уже заполнена автоматически, поэтому программа выдаст соответствующее сообщение:
- Нажмите "Да", чтобы дозаписать недостающие сведения;
- Нажмите "Нет", чтобы обновить все сведения у данного учащегося;
- Нажмите "Отмена", чтобы не обновлять сведения.
Проверьте заполненные сведения. При необходимости скорректируйте или заполните недостающие сведения.
Также Вы можете заполнить данный раздел самостоятельно, для этого:
-
В поле "! Вид документа" из выпадающего списка выберите документ, сведения о котором необходимо передать в ФРДО;
Примечание
Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.
-
В поле "! Статус документа" выберите - оригинал или дубликат.
Если выбран "Дубликат", установите галочку, подтверждающую утрату, обмен или уничтожение. Затем в полях, заполняемых в случае выдачи дубликата укажите:
- Серию, номер оригинала;
- Дату выдачи, регистрационный номер;
- ФИО получателя оригинала.
Примечание
Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.
-
Из выпадающего списка в поле "! Уровень образования" выберите соответствующий уровень образования;
- В полях "! Серия документа", "! Номер документа", "Дата выдачи" укажите серию, номер и дату выдачи документа соответственно.
Данные об обучении частично будут заполнены на основе данных, введенных в других справочниках. Проверьте, при необходимости дополните или скорректируйте данные в следующих полях:
- "! Регистрационный номер (заполняется в соответствии с Книгой регистрации)";
- "! Форма получения образования";
- "! Источник финансирования обучения";
- "! Форма обучения";
-
"! Год поступления" и "! Год окончания";
Примечание
Поле "! Срок обучения лет" автоматически рассчитывается на основе указанных годов.
Личные данные получателя документа также частично будут заполнены автоматически на основе данных из вкладки "Личные данные".
Дополнительно укажите:
- СНИЛС;
- Код гражданства получателя.
Коррекционный классы и школы
На вкладке "Личные данные":
- в поле "! Класс" будет выбран класс на основе ранее выбранного;
-
укажите ФИО в именительном падеже в соответствующих полях;
Примечание
ФИО в дательном падеже будет заполнено автоматически. Проверьте корректность.
-
пол в поле "Пол" будет указан автоматически на основе введенных ФИО;
- в поле "Дата рождения" будет дата рассчитана сразу: для 9 класса: текущая дата минус 15 лет, для 11 класса – минус 17 лет. Проверьте и отредактируйте дату;
- в поле "Дата выдачи документов" автоматически указана дата, которая была указана в справочнике "Класс" в поле "Дата выдачи документов".
Если учащемуся будет выдано свидетельство, установите галочку "Свидетельство" (по умолчанию установлена), затем:
- в поле "Нумерация бланка" указывается серия и номер бланка;
- дата выхода приказа о выдаче свидетельства и номер приказа о выдаче свидетельства будут перенесены автоматически из справочника "Класс";
Если учащемуся будет выдана справка об обучении, установите галочку "Справка об обучении", затем:
- в поле "Номер бланка справки об обучении" укажите номер бланка;
- дата выхода приказа о выдаче справок и номер этого приказа будут перенесены автоматически из справочника "Класс". Если сведения не были указаны в справочнике "Класс", то Вы можете указать их самостоятельно.
Если документ или его дубликат отправляется почтой, в поле "Дата и номер почтового отправления" укажите дату отправки и номер почтового отправления.
В поле "Тема итогового сочинения" укажите тему итогового сочинения.
В поле "Дополнительные сведения" указываются дополнительные сведения, например, наименования учебных курсов, предметов, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг, или приводится список предметов без оценок. Информация в это поле переносится из поля "Дополнительные сведения (примерный текст)" в справочнике "Классы". Проверьте и отредактируйте при необходимости.
Информация в поле "Примечание" не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным.
Если внесенные сведения относятся к дубликату свидетельства, установите галочку "Дубликат".
На вкладке "ФРДО" располагаются сведения, предназначенные для выгрузки данных предназначенных для Федерального реестра сведений о документах об образовании.
Заполнить данную вкладку можно автоматически. Нажмите . Часть сведений уже заполнена автоматически, поэтому программа выдаст соответствующее сообщение:
- Нажмите "Да", чтобы дозаписать недостающие сведения;
- Нажмите "Нет", чтобы обновить все сведения у данного учащегося;
- Нажмите "Отмена", чтобы не обновлять сведения.
Проверьте заполненные сведения. При необходимости скорректируйте или заполните недостающие сведения.
Также Вы можете заполнить данный раздел самостоятельно, для этого:
-
В поле "! Вид документа" из выпадающего списка выберите документ, сведения о котором необходимо передать в ФРДО;
Примечание
Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.
-
В поле "! Статус документа" выберите - оригинал или дубликат.
Если выбран "Дубликат", установите галочку, подтверждающую утрату, обмен или уничтожение. Затем в полях, заполняемых в случае выдачи дубликата укажите:
- Серию, номер оригинала;
- Дату выдачи, регистрационный номер;
- ФИО получателя оригинала.
Примечание
Наименование документа будет автоматически заполнено на основе вида документа.
-
Из выпадающего списка в поле "! Уровень образования" выберите соответствующий уровень образования;
- В полях "! Серия документа", "! Номер документа", "Дата выдачи" укажите серию, номер и дату выдачи документа соответственно.
Данные об обучении частично будут заполнены на основе данных, введенных в других справочниках. Проверьте, при необходимости дополните или скорректируйте данные в следующих полях:
- "! Регистрационный номер (заполняется в соответствии с Книгой регистрации)";
- "! Форма получения образования";
- "! Источник финансирования обучения";
- "! Форма обучения";
-
"! Год поступления" и "! Год окончания";
Примечание
Поле "! Срок обучения лет" автоматически рассчитывается на основе указанных годов.
Личные данные получателя документа также частично будут заполнены автоматически на основе данных из вкладки "Личные данные".
Дополнительно укажите:
- СНИЛС;
- Код гражданства получателя.
Начальное образование (4 класс)
На вкладке "Личные данные":
- в поле "! Класс" будет выбран класс на основе ранее выбранного;
-
укажите ФИО в именительном падеже в соответствующих полях;
Примечание
ФИО в дательном падеже будет заполнено автоматически. Проверьте корректность.
-
пол в поле "Пол" будет указан автоматически на основе введенных ФИО;
- в поле "Дата рождения" укажите дату;
- в поле "Дата выдачи документов" автоматически указана дата, которая была указана в справочнике "Класс" в поле "Дата выдачи документов".
- в поле "Нумерация бланка" указывается серия и номер бланка свидетельства начальной школы;
- дата выхода приказа о выдаче свидетельства и номер приказа о выдаче свидетельства будут перенесены автоматически из справочника "Класс";
Если внесенные сведения относятся к дубликату свидетельства, установите галочку "Дубликат".
Примечание
Для приложения к свидетельству нач. школы Киржачской типографии (II вида), при необходимости дополнительно укажите:
- Курсы внеурочной деятельности;
- Наименование программ дополнительного образования;
- Результаты олимпиад, конкурсов, соревнований;
- Метапредметные результаты;
- Личностные результаты.
Вкладку "ФРДО" заполнять не требуется.
Примечание
Из данного справочника можно распечатать аттестаты, свидетельства, грамоты и похвальные листы, а также книги регистрации соответствующих документов.
Справочник "Итоговые отметки"
Справочник содержит перечень итоговых отметок, который будет напечатан в приложении к аттестату (либо в свидетельстве).
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Итоговые отметки", или на панели инструментов нажмите кнопку .
Справочник состоит из двух частей.
В верхней части выбирается учащийся, а в нижней части отображаются его учебные результаты (предметы и отметки). Кнопки на панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить отметку, но нельзя добавить учащегося.
Рекомендуем заполнить справочник следующим образом:
- выберите класс;
- выберите учащегося;
-
нажмите кнопку
, чтобы скопировать перечень предметов из справочника "Учебный план";
Чтобы добавить или изменить отметку за предмет:
- выберите предмет;
-
нажмите кнопку
,
или
, чтобы добавить соответствующую отметку;
Примечание
Нажмите кнопку
, чтобы добавить отметку - "Зачтено".
Или на панели инструментов нажмите кнопку
. Откроется следующее окно:
Поля "! Учащиеся" и "! Предмет" заполняются автоматически. Укажите итоговую отметку в поле "Итоговая отметка", при необходимости - количество баллов по результатам ЕГЭ в одноименном поле.
Если учащемуся выдается справка об обучении, т.е. в справочнике "Учащиеся" установлена галочка "Справка об обучении" и заполнены соответствующие поля, то в окне для ввода отметки будут содержаться поля для ввода "Сведений для справки об обучении":
В поле "Годовая отметка за последний год обучения" укажите отметку по предмету за последний год обучения. Далее при получении основного общего образования (9 кл.) установите галочку "Государственная (итоговая) аттестация" и в поле "Отметка, полученная из ГИА" указывается отметка, полученная из ГИА.
При получении среднего общего образования (11 кл.) заполняется поле "Количество баллов по результатам ЕГЭ".
Повторите действия для всех строк с предметами.
Примечание
"Лишние" предметы можно удалить, а если учащийся изучал, например, факультативные предметы, то здесь можно дополнительно ввести строки с предметами, не указанными в справочнике "Учебный план" (но наименования предметов обязательно сначала нужно внести в справочник "Предметы").
Также Вы можете заполнить справочник вручную самостоятельно.
Дополнительно в данном справочнике присутствует возможность импорта оценок. Для этого на панели инструментов справочника располагаются две кнопки:
- импортировать данные из файлов - *.xls или *.xlsx;
- импортировать данные из ведомости, например, из программы "Учебный учет", "Дневники.ру", "Сетевой город. Образование", "Аверс".
Для импорта данных из файлов Microsoft Excel нажмите кнопку , выберите нужный файл, из которого необходимо импортировать оценки.
Откроется окно "Импорт данных". Проверьте, насколько полно информация была взята из файла.
Нажмите кнопку , при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна.
Нажмите , чтобы импортировать информацию.
Примечание
При импорте из Excel программа "Аттестат школы" ищет названия столбцов справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы.
Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков столбцов (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия столбцов должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.
Для импорта данных из ведомостей нажмите . Выберите программу, из файла которой необходимо выполнить импорт:
Выберите необходимый файл.
Откроется файл, из которого будет производиться импорт, и окно для настройки импорта:
В окне настройки:
- Выберите лист, с которого необходимо выполнить импорт;
- Укажите номера первых и последних строк с данными ФИО, с информацией о предмете, а также номера этих столбцов;
- Если ФИО располагается в трех столбцах, или наименование предмета в двух, установите галочки в одноименных полях;
- Если необходимо добавлять учащихся, или наименования предметов, установите галочки в одноименных полях.
Нажмите . Откроется окно "Импорт данных". Проверьте, насколько полно информация была взята из файла.
Нажмите кнопку , при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна.
Нажмите , чтобы импортировать информацию.
Примечание
Из данного справочника можно распечатать аттестаты, свидетельства, грамоты и похвальные листы, а также книги регистрации соответствующих документов.
Справочник "Грамоты (похвальные листы)"
Справочник содержит список грамот, полученных студентом во время обучения.
Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Грамоты (похвальные листы)".
Справочник состоит из двух частей.
В верхней части выбирается учащийся, а в нижней части отображаются его учебные результаты по олимпиадам. Кнопки на панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить запись о полученной грамоте, но нельзя добавить учащегося.
Чтобы добавить или изменить информацию о грамотах или похвальных листах:
- выберите класс;
- выберите учащегося;
- на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки:
или
.
Откроется следующее окно:
- Учащийся и класс в одноименных полях будут выбраны автоматически;
- В поле "! Дата проведения/выдачи" укажите дату проведения/выдачи грамоты или похвального листа;
- В поле "! Место проведения" укажите место проведения.
В поле "Вид грамоты" из выпадающего списка выберите вид грамоты:
При выборе "Похвальная грамота за иные успехи":
- В поле "! Регистрационный номер" укажите номер похвальной грамоты;
- В поле "! За (описание успеха/заслуги)" внесите описание того, за что формируется похвальная грамота.
При выборе "Похвальная грамота за предмет":
-
Из выпадающего списка в поле "! Предмет" выберите предмет, за который готовится похвальная грамота;
Примечание
Список предметов формируется на основе учебного плана для выбранного класса.
-
В поле "! Регистрационный номер" укажите номер похвальной грамоты;
При выборе "Похвальный лист " необходимо указать регистрационный номер в одноименном поле.
При выборе "Олимпиада" необходимо указать из выпадающих списков в одноименных пунктах:
- Вид грамоты;
- Тип призера;
- Этап олимпиады;
- Предмет.
Примечание
Из данного справочника можно распечатать грамоты и похвальные листы, а также книги регистрации соответствующих документов.